Os registos da adega em dia, sem ninguém a passá-los a limpo

Numa adega, os números existem quase todos: as pesagens da vindima, os boletins do laboratório, as trasfegas no caderno da cave, as garrafas que saíram da linha. O que falta é quem os junte a tempo. A Exatamente é uma empresa portuguesa de dados e inteligência artificial que assume esse trabalho e entrega o resultado feito, a partir do que a adega já regista, sem trocar de programa nem comprar equipamento.

O trabalho que sai da mesa da adega

O registo de entradas e saídas em dia. A lei europeia pede as entradas no registo até ao dia útil seguinte e as perdas e saídas até ao terceiro. Na vindima e no engarrafamento, quando há mais movimentos, é quando há menos tempo para os passar a limpo. Passamos a tratar disso a partir do que já acontece na cave: cada trasfega, lotação e adição fica registada com o volume, a data e o lote, e as perdas ficam medidas antes de chegarem ao balanço anual. Os prazos do registo →

O balanço de vindima e a declaração feitos a tempo. Desde 2026, a declaração de colheita e produção entrega-se até 31 de outubro, um mês mais cedo. Com os números de cada lote já juntos, a declaração é uma consulta e sobra tempo para perceber onde o rendimento ficou abaixo do esperado, parcela a parcela. O balanço de vindima →

A receção da uva ligada ao pagamento. Cada carga fica registada no momento com sócio ou fornecedor, parcela, peso, leitura do refratómetro, temperatura da amostra e sanidade. O pagamento por grau sai desse registo, e qualquer contestação tem os dados daquela carga para responder. O pagamento da uva por grau →

O custo real de cada lote e de cada garrafa. A conta de cabeça faz-se com o rendimento de referência e sai quase sempre mais barata. Juntamos o que entrou em cada lote, das pesagens às matérias secas, e dividimos pelas garrafas que efetivamente saíram, com as perdas de cada etapa lá dentro. O custo real por garrafa →

As análises ligadas ao lote. O pH, o SO2 livre e total, a acidez volátil e os ensaios de colagem chegam em boletins soltos e servem para a correção desse dia. Ligados ao lote e ao tempo, mostram a que ritmo o SO2 se está a perder, que lotes estão perto do limite legal e quanto custou cada colagem em volume. O histórico de análises →

Partimos do que a adega já tem

Não pedimos que a adega mude a forma de trabalhar no primeiro dia. Começamos pelos registos que já existem, mesmo quando estão em papel ou espalhados por várias pessoas:

• Boletins do laboratório, em PDF ou em papel
• Cadernos da cave: trasfegas, atestos, adições
• Pesagens e leituras da receção de uva
• O SIVV e as declarações dos anos anteriores
• O programa de faturação ou o ERP, e as folhas de Excel que o complementam
• Registos de temperatura das cubas e do frio

A partir daí, o trabalho é nosso: ligar cada número ao lote a que pertence, conferir o que não bate e manter tudo em dia. A adega deixa de passar registos a limpo e passa a olhar só para o que precisa de uma decisão.

Como começa

1. Conversa de 30 minutos. Que registos a adega mantém hoje, onde vivem, e que trabalho de papel mais pesa na vindima e no fim do ano.
2. Visita à adega. Ver o circuito real, da receção à cave e da cave ao engarrafamento, e onde cada número é escrito, passado a limpo ou perdido.
3. Relatório em 48 horas. O mapa dos registos da adega, o que está a falhar prazos ou a perder informação, e por onde começar, por ordem de impacto.
4. Piloto. Uma tarefa concreta, por exemplo o registo das trasfegas ou a receção da vindima, com resultado medido. Só avançamos se fizer sentido para os dois lados.

O que não fazemos

Não vendemos um programa de gestão de adega nem licenças anuais. Não mexemos nas decisões de enologia. Não pedimos sensores antes de saber se os dados que já existem chegam. E não tratamos de candidaturas nem da contabilidade da adega.

Para ler antes da conversa

Escrevemos sobre os problemas de dados que encontramos nas adegas, com fontes oficiais e da investigação enológica:

• Análises de laboratório na adega: o histórico que fica perdido em boletins soltos
• Custo real por garrafa: porque é que a conta de cabeça sai sempre mais barata
• Nível de enchimento: o vinho que se oferece em cada garrafa sem ninguém decidir
• Pagamento da uva por qualidade: o grau medido na receção e o que ele decide
• Registo de entradas e saídas da adega: os prazos que a lei dá, e porque o papel não os cumpre
• Colagem com bentonite: o ensaio que define a dose e o vinho que fica nas borras
• Estabilização tartárica: quanto custa em energia arrefecer cada lote
• Gestão de barricas: o que está em cada uma, há quanto tempo, e quanto vinho já levou
• Engarrafamento: o oxigénio que entra na garrafa e o SO2 que se perde nos meses seguintes
• SO2 livre no vinho: quanto é preciso depende do pH, não do hábito
• Trasfegas: quantas, quando, e o que se perde quando não ficam registadas
• Balanço de vindima: quanto entrou, quanto saiu, e o que se perdeu pelo caminho
• Água e energia na adega: os benchmarks existem, a sua adega compara-se com eles?
• Gestão de lotes e existências na adega: quando o Excel deixa de chegar
• Temperatura de fermentação do vinho: como controlar e o que se perde entre duas leituras
• Previsão de vindima: porque falham as estimativas de produção e o que os dados da adega já dizem
• Rotulagem eletrónica do vinho: o QR é fácil, os dados por lote é que não