Registo de entradas e saídas da adega: os prazos que a lei dá, e porque o papel não os cumpre
Entradas no dia útil seguinte, perdas e saídas até ao terceiro. O que a lei europeia exige no registo da adega e o que acontece quando o balanço não bate.
Quem detém produtos vitivinícolas tem de manter um registo de entradas e de saídas, e a lei europeia fixa prazos curtos para o preencher. Pelo Regulamento de Execução (UE) 2018/274, as entradas registam-se o mais tardar no dia útil seguinte à receção, e as perdas, o consumo familiar e as saídas até ao terceiro dia útil. As operações enológicas registam-se no dia útil seguinte, e o enriquecimento no próprio dia. No fim do ano, o registo fecha com um balanço anual com inventário, e as diferenças entre o que o registo diz e o que existe têm de ficar escritas.
Na prática, muitas adegas mantêm o registo como se mantém uma contabilidade de pequena empresa: acumula-se a papelada durante semanas e passa-se a limpo quando há tempo. Na vindima e no engarrafamento, que é quando há mais movimentos, é quando há menos tempo. O resultado é um registo que cumpre o formato e falha o prazo, e um balanço anual que não bate.
Quem tem de manter o registo
O Regulamento (UE) n.º 1308/2013 obriga as pessoas que estejam na posse de produtos do setor vitivinícola a manter registos de entradas e de saídas. O Regulamento Delegado (UE) 2018/273, no artigo 28.º, isenta apenas casos limitados: operadores que só detêm ou vendem vinho em recipientes rotulados até 10 litros, com fecho não reutilizável, dentro de quantidades pequenas, e os vendedores de bebidas para consumo no local.
Para uma adega que vinifica, armazena ou engarrafa, a obrigação existe. O mesmo artigo diz ainda que cada empresa deve dispor de um registo exclusivo, e que os Estados-Membros mantêm uma lista dos operadores obrigados.
O que tem de lá estar
O artigo 13.º do Regulamento de Execução 2018/274 diz que o registo inclui, pelo menos:
- a entrada e a saída de cada lote de produtos vitivinícolas das instalações;
- a categoria de produto, com contas distintas, por exemplo, para cada vinho com DOP, cada vinho com IGP e os produtos destinados a esses vinhos (artigo 14.º);
- as operações enológicas realizadas nas instalações.
E acrescenta um ponto que se esquece: para cada inscrição, o operador tem de poder apresentar o documento de acompanhamento ou outro documento comercial que acompanhou a remessa. Um movimento no registo sem papel que o suporte é um movimento que não se defende.
O artigo 29.º do Regulamento Delegado 2018/273 lista operações que, quando feitas, têm obrigatoriamente de constar do registo. Entre elas estão o enriquecimento e a edulcoração, a acidificação e a desacidificação, o tratamento com carvões enológicos, a eletrodiálise ou a permuta catiónica para estabilização tartárica, a adição de dicarbonato dimetílico e a utilização de aparas de madeira de carvalho.
Os prazos, lado a lado
| Movimento | Prazo máximo de inscrição no registo |
|---|---|
| Entradas | Dia útil seguinte ao da receção |
| Saídas | Terceiro dia útil seguinte à expedição |
| Perdas | Terceiro dia útil seguinte ao reconhecimento |
| Consumo pessoal ou familiar | Terceiro dia útil seguinte ao consumo |
| Operações enológicas | Dia útil seguinte ao da operação |
| Enriquecimento | No próprio dia |
Fonte: artigo 20.º do Regulamento de Execução (UE) 2018/274.
O mesmo artigo permite que os Estados-Membros autorizem prazos mais longos, até 30 dias, sobretudo quando os registos são informáticos, desde que as entradas, saídas e operações possam ser controladas a qualquer momento com base noutros documentos fiáveis. Vale a pena confirmar junto do IVV o que se aplica ao seu caso. Mas a lógica da regra é clara: o registo deve acompanhar o movimento, não reconstituí-lo semanas depois.
As perdas têm limite, e passar o limite obriga a comunicar
O artigo 19.º do Regulamento de Execução 2018/274 obriga os Estados-Membros a fixar uma percentagem máxima de perdas por evaporação durante a armazenagem, por operações de transformação e por mudanças de categoria do produto. Sempre que as perdas reais excedem essas percentagens, o detentor do registo tem de informar por escrito a autoridade competente, no prazo que o Estado-Membro fixar, e a autoridade toma as medidas necessárias para averiguar.
As percentagens concretas são nacionais. Não as indicamos aqui porque não encontrámos uma fonte pública atual que as confirme, e convém verificá-las junto do IVV.
O ponto que interessa à gestão é outro: para saber se passou o limite, é preciso ter medido a perda. As perdas normais de uma adega não são pequenas. A AWRI estima que se perdem no mínimo 6 a 7% do volume entre o mosto e a garrafa, e só a evaporação em barrica anda entre 2 e 5% por ano. Descrevemos onde estão essas perdas nos artigos sobre trasfegas e barricas. Uma adega que não as regista no momento não sabe se está dentro do limite, e só descobre no balanço.
O balanço anual é onde tudo aparece
O artigo 21.º do Regulamento de Execução 2018/274 diz que o registo encerra com um balanço anual, numa data fixada pelo Estado-Membro, e que esse balanço inclui o inventário das existências. As existências finais transitam para o ano seguinte como entradas. E, se houver diferenças entre as existências do balanço e as efetivas, deve ser feita menção desse facto nos livros encerrados.
Ou seja, a lei conta com diferenças e pede que fiquem escritas. O que ela não resolve é a pergunta que interessa à adega: de onde vem a diferença? Se as perdas foram registadas no momento, com data e causa, a diferença do balanço é pequena e explica-se. Se não foram, é um número que se aceita sem saber porquê.
É o mesmo número que depois alimenta a declaração de existências a 31 de julho, que tratamos no artigo sobre gestão de lotes e existências. Um registo em dia faz dessa declaração uma consulta. Um registo atrasado faz dela um projeto de reconciliação.
Porque é que o papel não cumpre os prazos
O problema do registo em papel não é o papel. É o circuito. O movimento acontece na cave, a guia fica no escritório, a perda é notada por quem fez a trasfega e comunicada de viva voz, e a inscrição é feita por uma terceira pessoa quando há tempo. Cada passo acrescenta dias, e cada dia acrescenta a probabilidade de o pormenor se perder.
A lei admite registos em formato informático, e o artigo 13.º prevê expressamente sistemas de contabilidade aprovados pelas autoridades. Não é preciso um sistema complexo. É preciso que o registo seja feito por quem faz o movimento, no momento em que o faz, e que fique ligado ao lote.
Por onde começar
- Liste os movimentos de uma semana normal. Entradas, saídas, trasfegas, lotações, adições. Vai perceber quantos são e quantos chegam ao registo dentro do prazo.
- Encurte o circuito. Quem faz o movimento regista-o. Se isso não for possível, defina quem regista e em que prazo.
- Registe as perdas no momento, com causa. Evaporação, trasfega, colagem, engarrafamento. É a única forma de saber se está perto do limite legal.
- Guarde o documento de cada movimento ligado à inscrição. A lei pede que cada inscrição tenha um documento que a suporte.
- Confirme com o IVV os prazos e percentagens de perdas aplicáveis. Os regulamentos europeus dão margem aos Estados-Membros.
- Faça um balanço intermédio antes do anual. Se a diferença entre o registo e o inventário já for grande a meio do ano, é melhor sabê-lo com tempo para a explicar.
Nada disto exige trocar de sistema. Exige organizar dados que a adega já produz no momento em que os produz.
Perguntas frequentes
Quem tem de manter um registo de entradas e saídas de vinho?
As pessoas singulares ou coletivas que estejam na posse de produtos do setor vitivinícola, nos termos do Regulamento (UE) n.º 1308/2013. O Regulamento Delegado (UE) 2018/273 isenta apenas casos limitados, como quem só detém ou vende pequenas quantidades em recipientes rotulados até 10 litros e os vendedores de bebidas para consumo no local.
Qual é o prazo para registar uma entrada de vinho?
O mais tardar no dia útil seguinte ao da receção, segundo o artigo 20.º do Regulamento de Execução (UE) 2018/274. As saídas, perdas e consumo familiar registam-se até ao terceiro dia útil, as operações enológicas no dia útil seguinte e o enriquecimento no próprio dia. Os Estados-Membros podem autorizar prazos até 30 dias em certas condições.
Que operações enológicas têm de ser registadas?
O artigo 29.º do Regulamento Delegado (UE) 2018/273 obriga a registar, entre outras, o enriquecimento e a edulcoração, a acidificação e a desacidificação, o tratamento com carvões, a eletrodiálise ou permuta catiónica para estabilização tartárica, a adição de dicarbonato dimetílico e a utilização de aparas de carvalho.
O que acontece se as perdas de vinho passarem o limite?
O detentor do registo tem de informar por escrito a autoridade competente, no prazo fixado pelo Estado-Membro, sempre que as perdas reais excedem as percentagens máximas fixadas nacionalmente. A autoridade toma depois as medidas necessárias para averiguar as perdas.
O que é o balanço anual do registo?
É o encerramento anual do registo, em data fixada pelo Estado-Membro, que inclui o inventário das existências. As existências finais transitam para o ano seguinte, e as diferenças entre o registo e as existências efetivas têm de ser mencionadas nos livros encerrados.
O registo pode ser feito em formato digital?
Sim. O Regulamento de Execução (UE) 2018/274 prevê vários formatos, incluindo registos informáticos e sistemas de contabilidade aprovados pelas autoridades competentes, e permite que os Estados-Membros alarguem os prazos de inscrição quando os registos são informáticos.
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Fontes
- Regulamento de Execução (UE) 2018/274 da Comissão, de 11 de dezembro de 2017 · Comissão Europeia. Artigos 13.º (âmbito e formato do registo), 14.º (contas distintas), 19.º (perdas), 20.º (prazos de inscrição) e 21.º (balanço anual).
- Regulamento Delegado (UE) 2018/273 da Comissão, de 11 de dezembro de 2017 · Comissão Europeia. Artigos 28.º (obrigação de registo e isenções) e 29.º (operações a inscrever no registo).
- How much wine to expect per tonne of grapes? · Geoff Cowey, Australian Wine Research Institute, em Grapegrower & Winemaker, n.º 693, outubro de 2021. Perdas mínimas de 6 a 7% e evaporação em barrica de 2 a 5% ao ano.
