A fábrica tem dados a mais e informação a menos: o problema dos vinte Excels

A maioria das fábricas não tem falta de dados: tem dados espalhados por ERP, Excels e papel, sem definições comuns nem dono por indicador. O custo é tempo: segundo o McKinsey Global Institute, os trabalhadores do conhecimento gastam 19% da semana a procurar e reunir informação interna, perto de um dia por semana. Em Portugal, só 45,0% das empresas com 10 ou mais pessoas fazem análise de dados, segundo o INE.

A queixa repete-se de fábrica para fábrica: “não temos dados”. Em muitos casos não é bem assim. A fábrica tem dados de sobra. Tem o ERP com as encomendas e os stocks, tem o Excel do planeamento, o Excel da qualidade, o Excel que o chefe de turno mantém porque não confia nos outros dois, tem folhas de registo em papel presas com um íman ao quadro da linha, e tem o email, onde tudo isto circula em anexos com nomes como producao_final_v3_REVISTO.xlsx.

O que falta não são dados. É uma versão única da verdade: um sítio onde cada indicador tem um valor, uma definição e um dono. Sem isso, os dados existem mas não informam, e a empresa paga essa diferença todas as semanas, em horas de gente qualificada e em decisões adiadas.

Este artigo junta os números publicados sobre esse custo e termina com quatro passos para começar a arrumar a casa sem trocar de sistemas.

O mesmo indicador, três valores, vinte minutos perdidos

A cena repete-se em fábricas de setores muito diferentes. A reunião de produção abre com um indicador, digamos, a taxa de rejeição do mês. O responsável da qualidade traz um valor, tirado do ficheiro dele. O diretor de produção traz outro, tirado do relatório que o planeamento monta a partir do ERP. O controller traz um terceiro, porque fecha o mês com critérios de custeio próprios.

Os vinte minutos seguintes não se gastam a decidir o que fazer com o número. Gastam-se a discutir qual dos três números é o certo. E como ninguém consegue provar na hora de onde veio cada valor, a reunião termina sem decisão: alguém fica de “verificar e confirmar”, e o assunto volta na semana seguinte, muitas vezes com um quarto valor.

No fim, a empresa tinha três medições do mesmo fenómeno e saiu da reunião com menos certezas do que se tivesse uma só. Sem definições comuns e sem um dono por indicador, mais dados não deram mais informação: deram mais discussão.

Ninguém decidiu ter vinte Excels; eles acumulam-se

A dispersão não resulta de má gestão. Resulta de decisões razoáveis tomadas uma a uma:

• O ERP foi comprado para a parte comercial e para os stocks, e nunca cobriu bem o chão de fábrica. Onde o ERP não chega, nasce um Excel.
• Cada Excel nasce para resolver um problema real de uma pessoa real: o chefe de turno que precisa de registar paragens, a qualidade que precisa de acompanhar reclamações, o comercial que quer ver as encomendas “à maneira dele”.
• Como os ficheiros não falam entre si, cada um copia dados dos outros. E a partir do momento em que há uma cópia, os valores começam a divergir sem ninguém dar por isso.
• O email transporta as versões. Ao fim de um ano, ninguém sabe se o ficheiro que tem aberto é o mais recente, e a única forma de saber é perguntar, o que custa mais uma interrupção e mais tempo perdido.

O papel agrava o padrão mas não é a causa. Uma folha de registo em papel bem desenhada, que alguém passa a digital todos os dias para um sítio único, vale mais do que cinco Excels sofisticados que ninguém reconcilia.

Quanto tempo custa: quase um dia por semana, segundo a McKinsey

O número mais sólido sobre este custo vem do McKinsey Global Institute, no relatório “The social economy”, de 2012: os trabalhadores do conhecimento gastam 19% da semana de trabalho a procurar e a reunir informação interna. É praticamente um dia por semana. O mesmo estudo atribui outros 28% da semana à gestão de email, o canal por onde os tais anexos circulam.

O estudo olha para funções de escritório, não para o operador na linha. Mas numa PME industrial as pessoas que procuram e reconciliam informação são exatamente as mais caras e mais difíceis de substituir: o diretor de produção, o responsável de qualidade, o planeador, quem fecha o mês. Se três ou quatro dessas pessoas perdem perto de um dia por semana a caçar valores entre ficheiros, a empresa está a pagar salários qualificados para fazer trabalho de arquivo.

Vale a pena fazer a conta em casa, com os salários reais e uma estimativa honesta das horas. O resultado costuma surpreender: a estimativa de cabeça (“perdemos algum tempo com isso”) tende a ficar aquém do que uma semana de observação mostra.

Circula um número mais dramático, “2,5 horas por dia à procura de informação”, quase sempre atribuído à IDC. Vem de uma estimativa de 2001 que o próprio documento não apresenta como medição; um estudo posterior da IDC, de 2011, mediu 8,8 horas por semana. Perto de um dia por semana chega para justificar agir. Não é preciso inflacionar.

Portugal: menos de metade das empresas analisa os dados que recolhe

Os dados oficiais mostram que o problema é comum. Segundo o inquérito do INE à utilização de tecnologias de informação nas empresas, publicado em 2025, 45,0% das empresas portuguesas com 10 ou mais pessoas ao serviço fazem análise de dados, mais 6,4 pontos percentuais do que em 2023. A tendência é de subida, mas mais de metade continua sem analisar de forma sistemática os dados que recolhe.

A comparação europeia dá contexto. No inquérito equivalente do Eurostat, também de 2025, 39,9% das empresas da UE fazem análise de dados, internamente ou com apoio externo, pelo que Portugal está ligeiramente acima da média. O fosso que interessa a uma PME é outro: na análise feita com pessoal próprio, a percentagem vai de 27,9% nas pequenas empresas a 78,8% nas grandes. A análise de dados é prática corrente nas grandes e exceção nas pequenas, e é nas pequenas que os vinte Excels pesam mais, porque não há um departamento inteiro para os reconciliar.

Uma versão única da verdade não exige trocar de sistemas

A reação instintiva ao problema é comprar um sistema novo, “um que junte tudo”. Quase sempre é um erro começar por aí. Um sistema novo montado sobre definições que continuam por acordar produz o mesmo conflito de números, agora com uma licença anual associada. E a migração consome meses de atenção de quem menos a pode dispensar.

O trabalho que resolve a dispersão é menos vistoso e mais barato:

• Definições escritas. É preciso fixar o que conta como paragem, como rejeição, como encomenda entregue. Enquanto cada ficheiro usar a sua definição, os números nunca vão bater certo, com ou sem software novo.
• Um dono por indicador. Uma pessoa responde pelo valor oficial. Os outros podem calcular o que quiserem, mas há um número que vale.
• Um registo central que se alimenta do que já existe: o ERP, os ficheiros, as folhas de papel passadas a digital. Os Excels não desaparecem no primeiro dia; deixam é de ser a fonte, para passarem a ser vistas sobre a mesma fonte.
• Um circuito com datas, para se saber que valor foi reportado, quando e a partir de quê. É o que permite, na reunião, responder em segundos à pergunta “de onde vem este número?”.

É este o tipo de trabalho que descrevemos em o que fazemos: organizar os dados que a fábrica já gera, sem hardware novo nem troca de sistemas. Para quem quiser ver o circuito montado, construímos uma demonstração de organização de dados sobre dados representativos: um modelo de base de dados que transforma registos dispersos numa fonte única consultável. É um modelo de referência, não um projeto num cliente.

Por onde começar, sem comprar nada

Quatro passos que qualquer empresa pode dar sozinha, num par de semanas:

1. Escolha o indicador que gera mais discussões. Não escolha os vinte; comece pelo que mais vezes aparece com valores diferentes em reuniões.
2. Mapeie onde ele vive. Liste todos os sítios onde esse indicador é registado ou calculado: sistemas, ficheiros, papel, email. O mapa costuma ser mais comprido do que se espera, e esse é o primeiro resultado útil.
3. Escreva a definição e nomeie o dono. Meia página chega: o que se mede, com que fórmula, a partir de que registo, quem responde por ele. Ponha as pessoas dos três valores na mesma sala até a definição fechar.
4. Corte as cópias. A partir da definição, uma fonte alimenta tudo o resto. Quem precisar de uma vista própria, constrói-a sobre a fonte, não ao lado dela.

Feito isto para um indicador, o método está testado e o segundo sai mais depressa. E a próxima reunião de produção chega ao assunto vinte minutos mais cedo, porque o número já não está em disputa.

Perguntas frequentes

Precisamos de um ERP novo para acabar com os Excels dispersos?

Quase nunca. O conflito de números vem de definições diferentes e de cópias sem dono, e isso não se resolve com uma migração. Resolve-se acordando definições, nomeando donos e criando um registo central que se alimenta do que já existe, incluindo o ERP atual.

O Excel é o problema?

Não. O Excel é uma excelente ferramenta de análise e uma péssima base de dados partilhada. O problema aparece quando um ficheiro pessoal passa a sistema de registo paralelo, com cópias que vão divergindo umas das outras. Excels como vistas sobre uma fonte única funcionam bem.

Quanto tempo se perde realmente à procura de informação nas empresas?

O número mais sólido é do McKinsey Global Institute (2012): 19% da semana de trabalho a procurar e reunir informação interna, perto de um dia por semana. As “2,5 horas por dia” que circulam em apresentações vêm de uma estimativa da IDC de 2001 que o próprio documento admite não ser uma medição; um estudo posterior da IDC, de 2011, mediu 8,8 horas por semana, perto de 1,8 horas por dia.

O que é uma “versão única da verdade”?

É a prática de cada indicador ter um valor oficial, uma definição escrita, um dono e uma origem rastreável. Não significa um único software; significa que, quando duas pessoas falam da taxa de rejeição de junho, estão a falar do mesmo número calculado da mesma maneira.

A minha empresa é pequena; isto justifica-se?

No inquérito do Eurostat de 2025, 27,9% das pequenas empresas europeias analisam dados com pessoal próprio, contra 78,8% das grandes. É nas pequenas que o custo relativo é maior: não têm uma equipa para reconciliar ficheiros e, por isso mesmo, arrumar a fonte compensa mais depressa.

Por onde começa um trabalho destes com apoio externo?

Pelo diagnóstico, não pela tecnologia: perceber que dados existem, onde vivem e que decisões deviam alimentar. Só depois se toca em ferramentas: a plataforma escolhe-se depois de conhecer a fábrica, não antes.

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Se quiser perceber quantas versões da verdade existem hoje na sua fábrica, e o que custaria reduzi-las a uma, uma conversa de 30 minutos chega para avaliar. Explicamos como trabalhamos antes de qualquer compromisso.

Fontes

• The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies · McKinsey Global Institute, 2012.
• The High Cost of Not Finding Information · Susan Feldman e Chris Sherman, IDC, 2001.
• Time spent searching: a chronology of the myth · Martin White, LinkedIn.
• Sociedade da Informação e do Conhecimento: Inquérito à Utilização de TIC nas Empresas · INE, 2025.
• Digital economy and society statistics: enterprises · Eurostat, 2025.

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