Pôr a operação de uma clínica num só sítio
Um sistema construído sobre as ferramentas que a clínica já usava, sem software novo, sem migrações, sem licenças anuais. Agenda, fichas, notas clínicas, faturação e alertas de reativação, tudo ligado e acessível a partir de um único ecrã.
«acho que aquele paciente não vem há uns meses»
a lista de pacientes inativos há mais de 60 dias, ordenada por urgência e com mensagem pronta a enviar
Trocar o achismo pelo número.
O desafio
Numa clínica de pequena dimensão, a informação operacional existe: está nos registos de consultas, nos contactos dos pacientes, nas notas de cada sessão, nos pagamentos. O problema é que vive dispersa: entre ficheiros, papel, memória de quem lá trabalha, e um calendário que não fala com nada. O resultado são três fricções que se repetem todos os dias.
01Agenda sem visibilidade
Sem uma vista por terapeuta, os conflitos de horário descobrem-se no momento. Saber o que está marcado para hoje, e o que vem a seguir, obriga a abrir vários sítios.
02Pacientes que desaparecem sem aviso
Não havia forma de saber quem não voltava há dois ou três meses. O seguimento dependia de alguém se lembrar; quem não era lembrado, ficava perdido.
03Faturação calculada à mão
O que cada terapeuta faturou num mês, o ticket médio, as faltas e cancelamentos: ou se calculavam por cima, ou não se calculavam.
Um sistema operacional completo, sobre o Google Workspace que já existia
A clínica já usava Gmail e Google Calendar. Construímos em cima disso: nenhuma ferramenta nova para aprender, nenhuma migração de dados, nenhum custo de infraestrutura.
- Fichas e histórico de pacientes: cada paciente com contactos, historial de consultas, notas clínicas por sessão e resumo de atividade, acessível em segundos sem procurar em ficheiros.
- Agenda por terapeuta com código de cor e deteção de conflitos: ao marcar sobre um horário já ocupado, o sistema avisa antes de guardar, não depois de o paciente chegar.
- Sincronização automática com o Google Calendar: cada consulta marcada, alterada ou cancelada atualiza o Calendar em tempo real, visível no telemóvel.
- Dashboard diário com as consultas de hoje e as próximas, onde marcar uma consulta como realizada, cancelada ou falta se faz na mesma linha.
- Alertas de pacientes inativos há mais de 60 dias (configurável), cada um com uma mensagem de reativação pronta a enviar por WhatsApp, com o número já preenchido.
- Faturação mensal automática: total faturado, ticket médio e realizadas versus faltas e cancelamentos, por terapeuta e por tipo de consulta.
- O seguimento deixa de depender da memória: quem está inativo aparece sozinho, com o contacto a um clique.
- Os conflitos de agenda resolvem-se antes de acontecerem, com o Calendar sempre sincronizado.
- Construído sobre o Google Workspace que já existia: sem software novo, sem migrações, sem licenças anuais.
